FAQ - Courtiers

ACCÈS eZmax

Je me suis bloqué, je n’ai plus accès à eZmax

Si un utilisateur tente de se connecter trois fois avec un mot de passe incorrect, le système bloquera son accès. C’est probablement ce qui est arrivé. La réinitialisation du mot de passe est une responsabilité de votre agence. Par contre, vous pouvez essayer de cliquer sur le lien " PROBLÈMES DE CONNNEXION" sur l’écran de connexion eZmax. Suivez les instructions pour réinitialiser votre mot de passe.

Si cela ne fonctionne pas, parlez à un administrateur de votre agence disposant des autorisations appropriées pour effectuer la réinitialisation de votre mot de passe.

J’ai oublié mon mot de passe

Cliquez sur le lien "PROBLÈMES DE CONNNEXION" sur l’écran de connexion eZmax. Suivez les instructions pour réinitialiser votre mot de passe. Si cela ne fonctionne toujours pas, parlez à un administrateur de votre agence disposant des autorisations appropriées pour effectuer la réinitialisation de votre mot de passe.

J’ai changé mon ordinateur et je n’ai plus accès à mes codes eZmax

Dans un premier temps, vous pouvez cliquer sur "problème de connexion" à partir de la page d’authentification d’eZmax et suivre les instructions à l’écran. Vous pourrez ainsi récupérer vos informations de connexion.

Il vous est aussi possible de communiquer directement avec votre agence qui pourra vous donner votre Nom d’utilisateur, votre Code client et pourront même réinitialiser votre mot de passe au besoin.

Pourquoi ne puis-je pas ajouter un scanner dans eZmax ?

S’il s’agit d’une nouvelle installation d’un numériseur avec eZmax, nous aurons peut-être besoin de l’aide de notre équipe informatique pour terminer la configuration. Si votre numériseur a déjà fonctionné, mais ne fonctionne plus maintenant, essayez de vider la cache de votre navigateur Web et de redémarrer le numériseur et l’ordinateur. Si cela ne fonctionne toujours pas, nous aurons besoin de l’aide de l’équipe informatique.

TRANSACTIONS - GED

Comment changer une vente brouillon en vente ?

• Trouvez la vente brouillon dans eZmax.
• Cliquez sur modifier (icône de crayon dans l’onglet)
• Décochez la case enregistrer comme vente brouillon
• Traitez.

J’essaie de télécharger un document dans mon dossier, mais il est rejeté

Essayez de renommer le document. Il pourrait y avoir un conflit avec le nom du fichier.

J’ai ajouté un collaborateur de vente mais c’est mon inscription. Comment puis-je l’annuler ?

Veuillez contacter l’administrateur de votre bureau pour annuler un contrat pour vous.

Comment puis-je envoyer des documents au notaire avec 2 adresses courriel ?

Il suffit d’ajouter la deuxième adresse directement dans la fiche contact du notaire et cocher la case GED à côté de l’adresse courriel. Lors de l’envoi des documents, les deux adresses courriel apparaitront.

Comment inclure les détails d’une transaction ?

Lorsque vous envoyez les documents d’une transaction au notaire via eZmax, assurez-vous de cocher l’option « Inclure les détails de la transaction ». Ainsi le destinataire recevra dans le courriel tous les détails de la transaction tels que les noms et coordonnées des acheteurs, vendeurs, courtiers et autres informations pertinentes au dossier.

Comment puis-je rechercher un code postal lors de la saisie d’un contact ?

Vous entrez les coordonnées d’un contact, mais vous ne connaissez pas son code postal? Pas besoin de quitter eZmax, vous n’avez qu’à utiliser la fonction « recherche d’un code postal » qui se trouve dans le menu « Outils ».

Quand dois-je créer une inscription temporaire ?

Les deux situations suivantes sont propices à créer des inscriptions temporaires.

1. Lorsque vous avez une nouvelle inscription qui n’a pas encore été importée dans eZmax et vous voulez ajouter les documents dans la GED immédiatement, vous pouvez créer une inscription temporaire.
2. Lorsque vous avez une inscription exclusive. Vous créez un dossier d’inscription temporaire et dans le champ « Chambre immobilière » vous sélectionnez l’option « Inscription exclusive ». Votre agence sera avisée et pourra ensuite convertir ce dossier en une inscription.

Bulles de communication

Lorsque vous devez envoyer les documents d’une transaction à qui que ce soit, nous vous suggérons fortement de le faire à partir de votre plateforme eZmax. De cette façon, la communication par courriel demeure dans l’historique de la transaction et vous pouvez y référer en tout temps en cliquant sur l’icône " Gestion des communications " dans la section " Documents ".

Contrat de courtage achat

Si vous signez un contrat avec un acheteur, il est possible que vous deviez présenter plusieurs offres pour cet acheteur. Ne créez qu’un seul dossier pour votre contrat de courtage achat et créez autant d’offres que nécessaire à partir de là. Toutes les offres d’achat resteront liées au dossier du contrat de courtage achat.

Adresse du vendeur

La plupart du temps, l’adresse du vendeur est la même que l’adresse de l’inscription. Dans ces cas, lorsque vous ajoutez un nouveau vendeur dans une transaction, vous n’avez qu’à cliquer sur «Importer» dans le bas de la fiche du contact. Ainsi, l’adresse s’affichera automatiquement pour correspondre à l’adresse de l’inscription.

eZsign

Comment répondre à une promesse d’achat ou à une contre-proposition ?

Lorsque vous devez répondre à une PA ou une CP suivez les étapes suivantes :

• Ajoutez le document dans eZsign
• Lors de l’ajout de blocs de signatures, utilisez la fonctionnalité « Charger modèle »
• Dans le menu déroulant, sélectionnez le formulaire recherché
• Ajoutez aux endroits appropriés le(s) signataires selon le rôle de chacun
• Associez toujours votre nom au rôle de « Accepter/Refuser/CP »
• Traitez et envoyez le document
  Le système vous placera en première étape d’envoi, ainsi vous pourrez inscrire la réponse sur le document soit, Accepter, Refuser ou inscrire le numéro de la CP

Le système vous placera en première étape d’envoi, ainsi vous pourrez inscrire la réponse sur le document soit, Accepter, Refuser ou inscrire le numéro de la CP.

Je ne peux pas ajouter un document dans un dossier eZsign archivé

Malheureusement, il n’est pas possible d’ajouter un document à un dossier archivé. Notre recommandation est de créer un nouveau dossier avec le même nom, mais avec une légère différence. Exemple : Nom du dossier archivé: TEST, nom du nouveau dossier TEST(1).

Comment réactiver un document eZsign expiré ?

Lorsque le lien d’une signature électronique expire, nul besoin de supprimer le document, ou de tout recommencer. eZmax vous simplifie la vie en vous donnant l’option de réactiver les liens de signatures pour une durée de 1 à 30 jours.

Recherchez le document expiré que vous souhaitez renvoyer. Cliquez sur l’icône d’édition (crayon). Changez la date, soumettre et renvoyez les documents.

Que faire lorsque le système rejette mon document d’eZsign vers GED car le nom de fichier existe déjà

Si le document dans la GED n’a pas été approuvé par votre agence, le nom du fichier peut être modifié. Si le document dans la GED a été approuvé par votre agence, seul un administrateur peut renommer le fichier. Une fois le fichier renommé, le nouveau fichier peut être ajouté et ne devrait pas être rejeté lors de son ajout.

Comment renouveler mon abonnement eZsign?

Si vous souhaitez renouveler votre abonnement:

• Cliquez sur Finance
• Statut des abonnements
• Abonnement eZsign et suivez les informations à l’écran

Mes champs de signature / formulaire / annotation disparaissent ou se déplacent sur le document signé

Ce comportement est généralement lié au lecteur PDF utilisé et non au document lui-même. Les signatures électroniques eZsign ainsi que certaines annotations (ex. : Acceptée, Refusée) utilisent des éléments techniques intégrés au PDF pour assurer leur validité.

Certains lecteurs PDF ne prennent pas entièrement en charge ces éléments, ce qui peut causer :

• la disparition de certains champs ou annotations ;
• un affichage incomplet ;
• des différences visuelles selon l’application utilisée.

Nous recommandons :

• d’ouvrir le document avec Adobe Acrobat Reader ;
• d’éviter l’ouverture directement dans le navigateur ;
• de télécharger le document avant de le consulter.

Je n’arrive pas à ajouter un document dans mon dossier eZsign - Téléchargement rouge - Document invalide/corrompu

Ce problème est généralement causé par des documents PDF qui sont enregistrés en mode protégé (secured). Ce type de protection peut empêcher eZsign de traiter correctement le document.

Solution :

1. Ouvrir le document PDF sur votre ordinateur.
2. Imprimer le document en choisissant Imprimer en PDF.
3. Enregistrer cette nouvelle copie PDF.
4. Importer cette nouvelle version dans votre dossier eZsign.

⚠️ Important : Si le document contient déjà des signatures électroniques, conservez toujours le document PDF original afin de préserver la signature électronique originale et ajoutez ce document original dans votre GED.

Je veux annuler mon abonnement eZsign

Il n’est pas possible d’annuler votre abonnement eZsign. Cependant, lorsque votre abonnement expirera après la durée d’un an, vous pourrez choisir de ne pas vous réabonner.

Je n’arrive pas à trouver la réponse à ma question

Nous vous conseillons vivement de consulter la recherche de notre documentation en ligne. Saisissez « entrer le sujet » dans la barre de recherche en entrant un minimum de 4 caractères.

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