Inscrire la réponse à une PA ou une CP (eZsign version 4+)

Inscrire la réponse à une PA ou une CP

Voici comment faire dans eZsign :

Dans le cadre d’une réponse à une promesse d’achat (PA) ou à une contreproposition (CP), il ne s’agit plus de s’envoyer le document à soi-même pour y apposer une réponse en tant que courtier. La réponse se fait désormais directement sous forme d’annotation , insérée dans les champs de signature. Elle est ainsi automatiquement intégrée au document, sans étape supplémentaire.

• Vous devez tout d’abord créer un nouveau dossier dans eZsign.

Information du dossier

• Pour cette première étape, vous pourrez sélectionner le Type de dossiers , à partir de la liste déroulante et ajouter une Note au dossier.

NOTE : La Note au dossier n’est pas visible par les récipients du dossier, seul le créateur du dossier y aura accès.

• Sélectionnez ensuite le Fuseau horaire à partir de la liste déroulante, puis cliquez sur Étape suivante.

Création des documents

Lors de l’étape de création des documents, il convient d’ajouter les fichiers destinés à la signature. Il existe deux moyens d’ajouter des fichiers au dossier : ajouter des fichiers directement à partir de votre ordinateur et ajouter des modèles eZsign.

• Pour ajouter des fichiers à partir de votre ordinateur, vous pourrez glisser et déposer les documents ou cliquer sur le bouton Ajouter des fichiers.

• Sélectionnez le document désiré à partir de votre ordinateur, puis cliquez sur Open.

NOTE : Dans cet exemple, j’ajoute une promesse d’achat (PA) reçue d’un autre courtier, déjà signée par les acheteurs. Mes vendeurs doivent maintenant y inscrire leur réponse.

• Vous pourrez ensuite ajouter des Modèles eZsign à votre document.

• Cliquez sur Enregistrer les documents ajoutés.

• Cliquez ensuite sur Étape suivante.

Signataires

• Pour ajouter des signataires au dossier, cliquez sur le bouton en haut à droite.

Vous aurez la possibilité de sélectionner un signataire récent. Si celui-ci figure déjà dans votre base de données, il apparaitra automatiquement dans la liste. Vous pourrez aussi saisir, par exemple, le nom de famille de mon client pour retrouver facilement les signataires correspondants.

NOTE : Les signataires récents sont affichés pour une période allant jusqu’à 13 mois en arrière. La date de référence utilisée pour cet affichage correspond à la date de création du dossier auquel le signataire est associé. Il convient également de préciser que, pour qu’un signataire apparaisse dans cette liste, celui-ci doit disposer des autorisations requises pour gérer le dossier et doit posséder un type de connexion autorisé dans le nouveau dossier. Pour consulter la date de création, cliquez sur Info.

• Pour créer un tout nouveau signataire, cliquez sur Créer un signataire.

• Vous pourrez entrer le Prénom et Nom du signataire. Sélectionnez ensuite la Langue.

• À partir de la liste déroulante, sélectionnez le Type d’Authentification. Pour plus d’informations, veuillez consulter l’article Types d’authentification des signataires.

• Cliquez sur Sauvegarder pour créer le nouveau signataire. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Ajouter les signataires sélectionnés.

• Dans la section Rôles , vous aurez l’option d’assigner un signataire à des champs de signature.

• Sélectionnez le signataire désiré à partir de la liste déroulante.

NOTE : Vous avez l’option, à partir d’un rôle, d’Ajouter des signataires.

La section Annotation est disponible juste en bas de l’association des rôles, et le système vous pose directement une question : quelle est la réponse à la promesse d’achat?

Vous pouvez alors répondre en sélectionnant une option : Accepter , Refuser ou faire une Contre-proposition.

Dans le cas où vous sélectionnez Accepter , un espace apparaît afin d’entrer un numéro de bonification, si applicable. Sinon, vous laissez simplement l’option Accepter et le champ vide.

Si la réponse est Refuser , vous sélectionnez simplement Refuser et aucune autre action n’est nécessaire.

Dans le cas où vous choisissez Contre-proposition , vous devez entrer le numéro de la contre-proposition. Assurez-vous également que l’option Appliquer les annotations est activée en laissant la case cochée.

Pour la Contre-proposition , si vous êtes le contre-proposant, vous n’avez pas de réponse à inscrire. Il est donc très important de décocher l’option Appliquer les annotations lorsque vous n’avez pas de réponse à fournir dans le formulaire.

• Ensuite, une fois que vous avez complété l’assignation des rôles et ajouté les annotations nécessaires dans les documents requis, vous pouvez cliquer sur Étape suivante.

Vérification des documents

Auparavant, vous deviez modifier manuellement les champs et ajouter les annotations. Désormais, grâce aux annotations automatiquement appliquées, vous n’avez plus besoin d’ouvrir le document. Vous pouvez donc simplement cliquer sur Étape suivante et envoyer le dossier.

• Si vous souhaitez consulter les champs des documents ou les annotations, cliquez sur Modifier les champs des documents.

Vous constaterez que les annotations sont bien appliquées. Vous n’avez donc plus de manipulation manuelle à effectuer : tout est automatique.

Voici un exemple d’ajout de champs de type Annotation :

• En cliquant sur l’icône

, vous serez en mesure de visualiser comment le document apparaitra une fois signé.

• Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Sauvegarder en haut à droite.

• Cliquez ensuite sur Étape suivante.

Envoi du dossier

Vous pourrez ajouter des modèles de contenu ou des messages privés lors de l’envoi du document aux signataires. Pour plus d’informations, veuillez consulter les articles Créer un dossier eZsign : Voici par où commencer et Modèles de contenu.

• Cliquez sur Envoyer le dossier eZsign.

Le signataire recevra le document par courriel. Voici ce qu’il verra lors de la signature :

Voici comment le document apparaitra une fois signé :

Ajouter un document à un dossier existant

Pour un dossier déjà existant auquel vous souhaitez ajouter un document, le principe est le même.

• Accédez d’abord au dossier existant, puis cliquez sur Créer des documents afin d’ajouter un nouveau document.

• Ajoutez, par exemple, une promesse d’achat, puis appliquez le modèle correspondant. Une fois le document téléversé, vous pourrez sélectionner votre modèle de promesse d’achat à partir de vos modèles globaux ou de vos favoris, si vous l’y avez enregistré.

• Une fois le document ajouté et le modèle appliqué, cliquez sur Étape suivante.

• Encore une fois, vous verrez apparaître la section Annotation lors de l’assignation des rôles. Il vous suffit alors de sélectionner la réponse appropriée : Accepter , Refuser ou faire une Contre-proposition.

Les réponses sont désormais intégrées à l’étape des rôles tandis que les annotations sont automatisées, réduisant les manipulations manuelles et rendant le processus plus rapide.