Envoi des pièces jointes par courriel avec le document signé

Envoi des pièces jointes par courriel avec le document signé

La nouvelle fonctionnalité d’envoi des pièces jointes par courriel permet de simplifier et d’automatiser la transmission des fichiers associés à un document à signer. Une fois cette option activée, toutes les pièces jointes liées au document sont automatiquement récupérées et envoyées en même temps que le document signé. Cela garantit un envoi complet et sans effort, éliminant la nécessité de manipulations manuelles et assurant une meilleure expérience pour tous les destinataires.

NOTE: Cette fonctionnalité est disponible pour tous les Comptes individuels ainsi que pour tous les Comptes affaires et entreprise.

Activer l’option d’envoi de pièces jointes par courriel avec le document signé

L’option d’envoi de pièces jointes par courriel doit être activée par type de dossier et pour chaque catégorie de destinataire (signataires externes, utilisateurs, etc.).

À partir du menu principal >> Types de dossiers

• Sélectionnez le type de dossiers désiré, puis cliquez sur Modifier le type de dossiers.

• Dans la section Envoi du document signé , vous retrouverez 4 catégories de destinataires.

• Dans la catégorie Signataires externes , vous pouvez décider d’inclure les pièces jointes dans le courriel envoyé et de permettre aux signataires de les télécharger.

• Dans la catégorie Utilisateurs et Destinataire externe , seule l’option permettant d’inclure les pièces jointes dans le courriel envoyé est disponible.

• Dans la section Autres , vous pourrez activer l’option Inclure les pièces jointes aux signataires ayant l’option de recevoir tous les documents , afin que ces signataires reçoivent également les fichiers joints dans l’envoi.

Aperçu de l’envoi des pièces jointes par courriel avec le document signé

Lors de la création d’un dossier eZsign, vous pouvez insérer un champ Pièces jointes sur un document. Le signataire pourra ainsi téléverser sa pièce jointe directement dans le document à signer. Pour plus d’informations sur le champ pièces jointes, veuillez consulter l’article Ajouter un champ "Pièces jointes" dans un document.

• Lors de la signature, le signataire pourra sélectionner un fichier à joindre à partir de son ordinateur.

• Puisque l’option d’envoyer les pièces jointes par courriel avec le document signé est activée, tous les destinataires recevront une copie du document signé ainsi que la pièce jointe associée.

Télécharger les pièces jointes à partir du dossier

• Pour télécharger une pièce jointe à partir d’un dossier, il vous suffira de vous rendre dans la Gestion des documents (GED).

• Vous pourrez alors sélectionner la pièce jointe directement à partir de la Liste des fichiers , puis cliquer sur Télécharger.