Envoi de courriels avec domaine personnalisé (eZsign Web)

Si vous possédez un nom de domaine qui vous est propre, il vous est maintenant possible de l’utiliser pour l’envoi de courriels à partir de la plateforme. Cette fonctionnalité permet à votre organisation d’utiliser une adresse courriel associée à son propre nom de domaine plutôt qu’une adresse générique du système.

Pour que le domaine personnalisé soit utilisé lors des envois, le domaine de l’adresse courriel de l’utilisateur doit lui-même avoir été configuré et autorisé dans le système. Si ce domaine n’est pas configuré, le système utilisera plutôt une adresse courriel générique.

Le même principe s’applique aux demandes de signature envoyées à partir d’eZsign : lorsque les conditions sont respectées, le courriel est envoyé à partir d’une adresse associée au domaine personnalisé plutôt qu’à partir d’une adresse générique.

Configurer un domaine personnalisé

À partir du menu Administration >> Sélectionnez Configuration système.

• Cliquez sur Ajouter un domaine.

• Vous pourrez ensuite entrer le Nom du domaine. Puis, cliquer sur Sauvegarder. Cette action ouvrira les Informations du domaine , ce qui vous permettra de transmettre les données nécessaires à votre administrateur réseau afin qu’il valide l’utilisation du domaine.

La section Vérification est constituée de 3 groupes de configuration nécessaires à la validation du domaine. Dès qu’un groupe sera validé, celui-ci passera au vert.

La section Configuration DNS contient plusieurs entrées nécessaires à la validation du domaine. Chaque entrée passera au vert lorsqu’elle sera validée, ou au rouge si elle n’a pas été correctement configurée.

• En cliquant sur le cercle à gauche de chaque entrée DNS, vous serez en mesure de voir les informations reliées à celle-ci.

NOTE : Les 6 premières entrées DNS sont communes à tous les clients de ce domaine. La dernière entrée DNS est propre au client et est présente pour garantir que les autorisations nécessaires sont en place.

NOTE : Le processus des validations DNS peut prendre jusqu’à 72 heures. Vous pourrez rafraîchir la page si nécessaire.

Activer un domaine personnalisé

Une fois la configuration et la validation du domaine terminées, celui-ci doit être activé dans la section Image de marque afin qu’il soit utilisé pour les envois.

À partir du menu Administration , accédez à la section Image de marque , puis activez le domaine personnalisé configuré.

NOTE : Cette étape est nécessaire pour que le domaine validé soit effectivement utilisé dans les communications envoyées à partir de la plateforme.

Domaine associé à l’utilisateur

Pour que le domaine personnalisé soit utilisé correctement lors des envois, l’adresse courriel associée à l’utilisateur doit elle-même utiliser un nom de domaine qui a déjà été configuré et autorisé dans le système.

Autrement dit, lors de la création d’un utilisateur, son adresse courriel doit correspondre à l’un des domaines préconfigurés.

Par exemple :

• Un domaine personnalisé a été configuré pour le nom de domaine ezsign.ca.
• L’utilisateur Jane Doe est créé avec l’adresse janedoe@example.com.
• Le domaine example.com n’a pas été configuré dans le système.
• Le domaine personnalisé ne pourra donc pas être utilisé pour les envois effectués par cet utilisateur.
• Dans ce cas, le système continuera d’utiliser l’adresse générique prévue à cet effet.

Il est donc important de s’assurer que le domaine utilisé dans l’adresse courriel de l’utilisateur correspond à un domaine personnalisé préalablement configuré dans le système.

Exemple d’un courriel envoyé avec ou sans domaine personnalisé

Lors de l’envoi d’un courriel, si aucun domaine personnalisé n’a été configuré , le destinataire verra une adresse courriel générique :

Lors de l’envoi d’un courriel, si un domaine personnalisé a été configuré , le destinataire verra une adresse courriel associée à ce domaine :

Exemple d’une communication envoyée dans le cadre d’une demande de signature avec ou sans domaine personnalisé

Lors de l’envoi d’une communication dans le cadre d’une demande de signature,si aucun domaine personnalisé n’est configuré , le courriel sera envoyé à partir d’une adresse courriel générique du système.

Lors de l’envoi d’une communication dans le cadre d’une demande de signature, si un domaine personnalisé est configuré , le courriel sera envoyé à partir d’une adresse associée à ce domaine, plutôt qu’à partir d’une adresse courriel générique du système.