FAQ - Foire aux questions eZmax version 4

FAQ - Foire aux questions eZmax version 4

Pourquoi n’avons-nous pas été informés plus tôt ?

Nous avons lancé une campagne de communication il y a un peu plus d’un an pour informer nos clients de la migration vers la version 4+ d’eZmax, afin de rendre cette transition aussi fluide que possible. Si vous n’avez pas reçu cette information, nous vous encourageons à vous inscrire à nos communications clients afin de rester informé des mises à jour et des dernières nouvelles eZmax. Nous communiquons également régulièrement via nos réseaux sociaux tels que LinkedIn, Instagram et Facebook pour vous tenir informés.

Pourquoi dois-je changer de version?

Nous comprenons que le changement puisse être inconfortable pour certains. Nous avons tous des habitudes et une manière de travailler qui nous est familière. Cependant, les technologies évoluent rapidement et eZmax doit suivre le rythme pour vous offrir les meilleures fonctionnalités possibles. La technologie à partir de laquelle nous avons bâti l’ancienne version ne supporte plus les besoins actuels du marché. La mise à jour est nécessaire pour que nous puissions continuer à améliorer notre produit et vous offrir une expérience plus performante et adaptée à vos besoins.

Puis-je conserver l’ancienne version si je n’aime pas la nouvelle ?

Nous vous recommandons vivement de télécharger dès maintenant la version 4+ afin de vous familiariser rapidement avec la plateforme améliorée. En procédant ainsi, vous éviterez une transition forcée à un moment potentiellement inopportun. Nos conseillers sont disponibles pour répondre à toutes vos questions. De plus, en utilisant la dernière version, vous bénéficierez d’avantages qui simplifieront votre travail et vous feront gagner du temps.

Cliquez ici pour accéder à un webinaire qui vous éclaircira à ce sujet.

Pourquoi une nouvelle version alors que l’ancienne fonctionne encore très bien ?

La nouvelle version est conçue pour être plus agile et offrir une navigation plus fluide avec des fonctionnalités avancées que l’ancienne version n’est pas en mesure de supporter. Elle a été développée en tenant compte des nouvelles fonctionnalités et interfaces que nous allons développer dans les prochains mois/années pour vous offrir une meilleure expérience utilisateur et optimiser vos opérations.

Combien de temps ai-je avant que l’ancienne version ne fonctionne plus ? Je préfère attendre le dernier moment avant de changer.

Nous vous déconseillons fortement d’attendre au dernier moment pour effectuer la mise à jour. Lorsque le changement ne sera plus une option, notre équipe de support répondra à un volume élevé de demandes. En faisant le changement dès maintenant, vous contrôlerez le rythme. Les avantages de la nouvelle version surpassent largement un potentiel inconfort lié à l’adaptation au changement.

Je trouve que la nouvelle méthode pour ajouter des fichiers à la GED est trop compliquée.

La nouvelle interface pour la GED offre en réalité plus de flexibilité et d’options pour la gestion des documents. Une fois que vous vous y habituerez, vous trouverez que la manipulation des documents est très fonctionnelle. Nous vous encourageons à consulter nos tutoriels pour vous aider à vous familiariser avec ces nouvelles fonctionnalités.

Pourquoi n’est-il plus possible de numériser les documents directement dans l’application ?

Pour des raisons de sécurité avancées, les systèmes d’exploitation plus récents (comme macOS ou Windows) empêchent la communication directe des applications externes (comme eZmax) avec des périphériques externes de l’ordinateur. Ainsi, eZmax ne peut pas « communiquer » ni avec le scanneur, ni avec l’imprimante. Il est donc nécessaire de numériser vos documents sur votre ordinateur et ensuite de les ajouter dans la GED.

Pour vous familiariser avec les nouvelles procédures d’ajout de documents dans la GED et dans eZsign, nous vous invitons à consulter nos tutoriels.

Pourquoi n’est-il plus possible de configurer les bacs d’impression ?

En raison de mesures de sécurité renforcées dans les systèmes d’exploitation récents (tels que macOS et Windows), les applications externes comme eZmax ne peuvent plus communiquer directement avec les périphériques externes de l’ordinateur.

Pour contourner cette limitation, nous recommandons de créer une seconde imprimante virtuelle dans Windows. Cette imprimante virtuelle servira de « relais » vers le bac d’impression souhaité. Lors de l’impression, il faudra sélectionner manuellement cette imprimante virtuelle, qui dirigera alors vers le bon bac d’impression. L’automatisation de cette sélection n’est plus possible.

Que faire si j’oublie mon mot de passe ?

Cliquez sur « Problème » et suivez les instructions pour réinitialiser votre mot de passe. Vous devrez également mettre à jour votre mot de passe sur tous vos appareils. Profitez de cette occasion pour renforcer la cybersécurité en vous assurant que vous avez la dernière version de l’application sur tous vos dispositifs.

Pourquoi mon administrateur doit-il réautoriser mon ordinateur ?

Certaines agences exigent l’autorisation des appareils pour accéder à eZmax, par mesure de sécurité supplémentaire. Toute personne se reconnectant avec la version 4+ de l’application devra être réautorisée par son administrateur, si l’agence le requiert.

Vous ne reconnaissez pas l’icône dans le menu ?

Pour identifier une icône, effectuez un appui long (sur iOS) ou un clic droit (sur Windows) sur l’élément. Nous recommandons cependant d’utiliser la fonction de recherche rapide dans le menu, qui est très efficace pour naviguer dans la version 4+.

Pourquoi est-ce que je n’arrive pas à ouvrir le document dans Adobe automatiquement ?

Pour ouvrir un document dans Adobe, vous devez appuyer longuement sur le menu (sur iOS) ou faire un clic droit (sur Windows). Sélectionnez ensuite « Paramètres » et définir « Externe » sur « Lecteur PDF ».

Le micro est allumé par défaut lorsque j’ouvre l’application. Comment puis-je changer cela ?

Vous devrez accéder aux paramètres en appuyant longuement sur le menu (sur iOS) ou faire un clic droit (sur Windows). Vous aurez ensuite la possibilité de désactiver le contrôle vocal en le réglant sur « Non ». Nous vous recommandons également de mettre le volume à 0.

Comment puis-je déplacer les onglets ?

Une nouvelle fonctionnalité vous permet de déplacer un onglet facilement. Pour ce faire, appuyez longuement (sur iOS) ou effectuez un clic droit (sur Windows) sur l’onglet souhaité. Ensuite, sélectionnez « Déplacer ». Vous pourrez alors le réorganiser en utilisant les flèches rouges d’un autre onglet.

Comment savoir sur quelle version de l’application je suis ?

Pour connaitre la version de l’application que vous utilisez, appuyez longuement sur le menu (sur iOS) ou effectuez un clic droit (sur Windows). Ensuite, sélectionnez « À propos d’eZmax ». Vous pourrez ainsi voir la version d’eZmax que vous utilisez.

Je viens de télécharger la version 4+, mais je ne trouve pas l’application.

Une fois l’application téléchargée, vous pouvez ajouter l’icône eZmax à votre barre des tâches pour y accéder plus rapidement.

Voici la procédure à suivre sous Windows :

Vous devrez effectuer une recherche et taper « eZmax ». Effectuez ensuite un clic droit sur l’icône eZmax, puis sélectionnez soit « Épingler sur l’écran d’Accueil » ou « Épingler à la barre des tâches ».

Voici la procédure à suivre sous MAC :

eZmax sera disponible dans vos applications. Une fois l’application ouverte, effectuez un clic droit sur l’icône eZmax, puis sélectionnez l’option « Garder dans le Dock ».