Procédures - Fin de mois

Liste des procédures à réaliser sur une base mensuelle ou trimestrielle :

• Facturation récurrente des courtiers

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• Retenues à la source

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• Rapport de taxes du bureau

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• Rapport de taxes des courtiers

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• Rapprochement bancaire

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• Valider l’activité du compte fidéicommis

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• Vérifier le compte de transfert (Bidon, In and Out)

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Facturation récurrente des courtiers

NOTE : Les montants affichés sont ceux avant les taxes applicables.

Avertissement

Il est impossible d’annuler une facture dans les cas suivants : La facture a été envoyée au courtier ou le courtier a payé la facture.

• Favoris >> Fin de mois >> Facturation récurrente.

• Actions >> Nouvelle facturation récurrente.

• Inscrivez la Date de facturation : Date qui sera indiquée sur les factures. (Ex. : La dernière/première journée du mois)

• Inscrivez la Date de traitement : Le système inclura sur la facture tous les articles entrés et non facturés jusqu’à cette date inclusivement, c’est-à-dire les charges établies dans le profil du courtier, les achats (Panier)/paiements (Portefeuille ouvert) et la facturation rapide de fournitures (Pot de crayons). Habituellement la même date que la facture.

• Confirmez la Périodecomptable.

• Déplacez du côté gauche tous les C****ourtiers/Sous-franchisés/Clients qui ne seront pas facturés.

• Confirmez que toutes les cases sont cochées :

• Frais fixes : Dépenses préétablies dans la table de facturation des courtiers.

• Coûts variables : Achats refacturés aux courtiers/clients.

• Intérêts

• Fournitures : Facturation rapide de fournitures pour le mois.

• Redevances

• Ajoutez une Note. (Ex. : Facture de mars – Échéance le 10 avril)

• Cliquez sur Traiter.

NOTE : Si le message "Une facture existe déjà pour ce mois" apparaît, cliquez sur OK.

• Vérifiez le total de chacun des courtiers – La colonne Total est le montant qui apparaîtra sur la facture du courtier/client.

• Cliquez sur la Fiche avec un Crayon pour vérifier un total individuel si nécessaire.

• Lorsque vous faites une modification, assurez-vous de cliquer sur Recalculer au bas de la page.

• Cliquez sur Traiter pour créer les factures.

• Cliquez sur OK lorsque le message "Vous allez traiter ces informations. Voulez-vous continuer?" apparaîtra.

Avertissement

Il est impossible d’annuler une facture dans les cas suivants : La facture a été envoyée au courtier ou le courtier a payé la facture.

• Actions >> Envoyer selon la préférence.

• Méthode d’envoi sélectionnée dans le profil du courtier.

• Courriel : Le courtier recevra la facture par courriel.

• Impression : La facture devra être imprimée.

Le courtier paie la facture récurrente (Au besoin)

• Caisse enregistreuse (Nouveau dépôt).

• Sélectionnez le Compte bancaire "Courant" >> Bouton Crochet.

• Entrez le Numéro de dépôt.

• Utilisez la date ou une autre valeur si le numéro de dépôt n’est pas disponible (champ obligatoire).

• Exemple : JS20200204 (Le nom du courtier est John Smith – Utilisez les initiales et la date à laquelle le courtier a payé l’agence.)

• Entrez la Date du dépôt (Date à laquelle les fonds ont été reçus à l’agence.)

• Appuyez sur TAB jusqu’à Courtier /Sous-franchisé >> Entrez le nom du courtier dans le champ >> TAB.

• Cliquez sur la Fiche bleue (Sélection des factures).

• Sélectionnez la(les) facture(s) payée(s) ou entrez les montants payés >> Traiter.

• Dans la section Note (en bas à gauche), entrez quelle(s) facture(s) seront payées ou quel(s) mois seront payés.

• Exemple : Paiement de la facture mensuelle de janvier 2020.

• Cliquez sur Traiter.

Retenues à la source (DAS) pour les paies (selon le calendrier de paiements; dans la plupart des cas, avant le 15 du mois précédent)

Rapport des retenues à la source (DAS)

• Favoris >> Fin de mois >> Rapports des retenues à la source (DAS) >> Actions >> Nouveau rapport des retenues à la source.

• Jusqu’à la date de paiement : Inscrivez le dernier jour du mois à transmettre.

• Cliquez sur Traiter.

• Sélectionnez les périodes de paie applicables (crochets) qui doivent êtres incluses dans le rapport.

• Cliquez sur Traiter.

• Pour imprimer un rapport : Actions >> Imprimer le rapport.

Générer un chèque pour payer les retenues à la source

Fédéral

• Cliquez sur le Portefeuille ouvert (Nouvelle préparation de paiement) >> Entrez le Fournisseur Agence du revenu du Canada.

• Sélectionnez la Méthode de paiement "Chèque - Courant" >> Bouton Crochet.

• Entrez le GL pour le compte à versé (ex. : DAS Fédéral). >> TAB >> Entrez le Montant (aucune taxe) >> Bouton Plus.

• Le total global doit correspondre au total global du rapport.

• Générez le chèque.

• Cliquez sur Imprimer ou Traiter et Imprimer.

Provincial

• Cliquez sur le Portefeuille ouvert (Nouvelle préparation de paiement) >> Entrez le Fournisseur Ministère du revenu du Québec.

• Sélectionnez la Méthode de paiement "Chèque - Courant" >> Bouton Crochet.

• Entrez le GL pour le compte à versé (ex. : DAS Provincial) >> TAB >> Entrez le Montant (aucune taxe) >> Bouton Plus.

• Le total global doit correspondre au total global du rapport.

• Générez le chèque.

• Cliquez sur Imprimer ou Traiter et Imprimer.

Rapport de taxes du bureau (Mensuel ou trimestriel)

Pour les taxes du bureau (TVH/TPS/TVP).

• Favoris >> Fin de mois >> Rapports de taxes du bureau >> Actions >> Nouveau rapport de taxes du bureau.

• Sélectionnez la Période comptable. (Peut être le mois, la fin du trimestre ou la fin de l’année.) >> Traiter**.**

• Si les montants sont corrects >> Traiter**.**

NOTE : Ne pas traiter si les montants sembles incorrects. Cliquez sur Annuler >> Déterminez les problèmes et reproduisez le rapport.

• Total à payer : Montant qui doit être versé.

• Total à recevoir : Aucun montant ne devra être versé et un crédit devra être déposé lors de la réception.

• L’aperçu avant impression du rapport s’affiche >> Imprimez le rapport (facultatif) >> Fermez l’aperçu.

• L’onglet "Nouvelle préparation de paiement" (Portefeuille ouvert) s’ouvrira.

• Entrez le Fournisseur. (Ministère du revenu du Québec.)

• Les montants s’afficheront automatiquement à partir des détails du rapport de taxes.

NOTE : Le GL doit avoir la terminaison .tra - cela remettra les compte à recevoir et à payer à 0.00.

• Ajoutez une description (facultatif) – Ex. : Taxes juin 2020.

• Traiter ou Traiter et Imprimer.

NOTE : Si le versement provincial est à la fois la TPS et la TVP, la TPS et la TVP apparaîtront sur le rapport.

Rapport de taxes des courtiers (Mensuel)

NOTE : Ce rapport doit être produit mensuellement ; le rapport apparaîtra sur le portail du courtier.

• Favoris >> Fin de mois >> Rapports de taxes des courtiers.

• Actions >> Nouveau rapport de taxes.

• Sélectionnez la Période comptable.

• Pour produire le rapport de février, faites-le au début de mars.

• Sélectionnez "Imprimer" ou "Selon la préférence".

• Ajoutez une Note (facultatif) – Exemple : Rapport de taxes des courtiers de février 2021.

• Cliquez sur Traiter.

Rapprochement bancaire (Mensuel)

• Favoris >> Fin de mois >> Rapprochements de comptes >> Actions >> Nouveau rapprochement de comptes.

• Sélectionnez le Compte à rapprocher (Fidéicommis, Rétribution, Courant, Carte de crédit).

• Sélectionnez la Période comptable (mois) du compte à rapprocher.

• Cliquez sur Traiter.

• Tout ce qui a été entré dans eZmax pour le mois apparaîtra.

• Rendez-vous à l’onglet "Dépôts" et décochez-les.

NOTE : Tout ce qui a une ligne en dessous (lien), peut-être consulté pour voir les détails de ce dépôt.

• Entrez le solde du compte à partir du relevé bancaire (solde de clôture de la dernière période) >> Traiter.

  • Nous vous recommandons de sauvegarder fréquemment afin de ne pas perdre de travail.
  • Pour revenir à un rapprochement commencé : Sélectionnez le rapprochement dans la liste >> Actions >> Modifier le rapprochement de comptes.

• Cochez les éléments qui apparaissent dans eZmax et le rapprochement bancaire.

  • Nous vous recommandons de commencer par les vérifications (généralement plus facile).

Pour entrer des frais bancaires

• Rendez-vous à l’onglet "Paiements non-comptabilisés" >> Entrez le nom du Fournisseur (Banque) >> Utilisez la dernière date de la période de rapprochement bancaire >> Entrez le Montant >> Bouton Plus.

NOTE : Les frais bancaires ne doivent pas être comptabilisés comme une écriture de journal.

• Confirmez/Entrez le GL pour les frais de service bancaire > Entrez le Montant >> Aucune taxe >> Bouton Plus.

NOTE : La Différence doit être à zéro.

NOTE : Rapprochement des cartes de crédit – Commencez par une valeur négative (moins) dans le solde d’ouverture.

Valider l’activité d’un compte fidéicommis

Il est important de confirmer que le rapprochement bancaire balance avec le rapport des transactions de dépôt (fidéicommis) et le rapport de GL pour le compte Fidéicommis Clients au passif.

NOTE : Si l’un des rapports ne balance pas, une investigation sera nécessaire. Les 3 rapports doivent balancer.

Imprimer le rapprochement bancaire complété pour le compte en fidéicommis immobilier

• Favoris >> Fin de mois >> Rapprochements de comptes.

• Sélectionnez le rapprochement bancaire complété (Fidéicommis) >> Actions >> Imprimer le rapprochement de comptes.

• Le rapport peut être signé par le courtier.

Rapport des dépôts dans les transactions

• Favoris >> Vérification comptes Fidéicommis >> Rapport des dépôts dans les transactions.

• Sélectionnez le Compte bancaire (Fidéicommis).

• Cochez "Sommaire" >> Sélectionnez la Période (mois) >> Traiter.

Rapport du GL pour le Compte Fidéicommis Clients

• Rapports >> Rapports Financiers >> Rapports - Grand Livre >> Rapport du GL

• Sommaire >> Sélectionnez les périodes (De et Jusqu’à).

• Sélectionnez le Compte de GL (entrez le numéro ou le nom) >> Déplacez les comptes de GL de la gauche vers la droite >> Traiter.

• Sélectionnez le compte de GL Fidéicommis Clients.

Il n’est pas nécessaire d’imprimer les rapports car ils seront disponibles dans le système, au besoin. Cependant, il est à la discrétion de l’administration de les imprimer et de créer un dossier.

Vérifier le compte de transfert (Bidon, In and Out, Frais courus)

Le compte de transfert sert à émettre les écritures qui ne font qu’entrer et sortir du compte bancaire sans affecter de réel compte GL ou de transaction. Ex. : un transfert électronique qui ne passe pas à la banque, de l’argent reçu en trop du notaire, etc. Chaque mois, ce compte doit toujours avoir une balance de 0.00. Une investigation sera nécessaire si le rapport ne se met pas à zéro.

• Rapports >> Rapports Financiers >> Rapports - Grand Livre >> Rapport du GL.

• Sélectionnez la présentation "Détaillée".

• Entrez le mois de la période comptable dans les champ De la période et À la période.

• Sélectionnez le compte bancaire et déplacez-le à droite.

• Cliquez sur Traiter.

NOTE : Si un dépôt a été effectué au cours du mois en cours et que le paiement a été effectué le mois suivant, le rapport ne sera pas mis à zéro et reporté au mois suivant.