Production des T4, T4A et relevés 1 - Au Québec

Avertissement

À produire avant le 28 février 20XX (Année courante).

À vérifier avant de débuter

1-Avantag es imposables et correction du RRQ

• Assurez-vous que vos avantages imposables (ex : voiture) ainsi que la correction du RRQ ont bel et bien été faits avant votre remise des DAS de janvier. Sinon, veuillez communiquer avec le service à la clientèle avant de poursuivre.

**2-**Vérifier des numéros et nom de la compagnie

• À partir du Menu principal >> Admin >> Compagnie >> Compagnies.

• Cliquez sur le Nom de la compagnie.

• Vous devez avoir le bon Numéro d’entreprise (NE) qui est composé de 9 chiffres suivis de RP et 4 autres chiffres (Ex : 123456789RP0001).

• Vous devez avoir le bon ** Numéro d’identification au Québec** qui est composé de 10 chiffres suivis de RS et 4 autres chiffres (Ex : 1234567899RS0001).

• Vous pouvez aussi changer le Nom légal de la compagnie si nécessaire pour l’impression des relevés en cliquant sur Actions >> Modifier la compagnie.

NOTE : Les numéros se retrouvent normalement sur votre document en ligne des remises des salaires "Retenue à la source". Si vos salaires sont effectués par une autre entreprise, vous devez les contacter pour avoir vos numéros. Si vous ne faites aucun salaire mais que vous devez transmettre les relevés pour vos courtiers, contactez le gouvernement afin de récupérer vos bons numéros.

3- Numéro d’assurance social

• Tous les courtiers/employés doivent avoir un NAS valide. Vous ne devez pas avoir ce message dans la page d’accueil : "Courtiers sans NAS" ou "Employé sans NAS".

**4- Adresse civique **

• Tous les courtiers/employés doivent avoir une adresse valide et complète avec un code postal.

NOTE : Nous produisons des T4 et relevés 1 pour les employés, des T4A et relevés 1 pour les courtiers non incorporés. Si vous désirez imprimer des T4A et relevés 1 pour les courtiers incorporés, assurez-vous d’avoir rempli le champ Numéro d’entreprise (NE) situé dans la section "Incorporation du courtier". Ce numéro est le numéro de compte de programme du bénéficiaire.

5- Assurance Groupe Soins Dentaires

Avertissement

Si vous offrez une assurance dentaire à vos employés et/ou courtiers, vous devez aller dans leur fiche respective changer la ligne qui s’intitule Régime canadien de soins dentaires et mettre ce qui s’applique à chacun.

**Si vous offrez cette assurance pour les courtiers svp faire parvenir un courriel à legaultn@ezmax.ca

Dans la fiche de l’employé , Action >> Modifier l’employé, Régime canadien de soins dentaires.

Changer Ne peut accéder à aucune assurance de soins dentaire pour le bon type de bénéficiaire.

Dans la fiche du courtier, Action >> Modifier le courtier, Régime canadien de soins dentaires.

Changer Ne peut accéder à aucune assurance de soins dentaire pour le bon type de bénificiaire.

**6- Produire des T4A et relevés 1 pour fournisseurs **

Si vous devez produire des T4A et relevés 1 pour des fournisseurs n’ayant pas de compagnie ou un montant inférieur à un montant prescrit par le gouvernement, vous pouvez désormais le faire à partir de la fiche du fournisseur.

• À partir du Menu principal >> CAP >> Configuration CAP >> Fournisseurs.

• Cliquez sur le fournisseur désiré >> Actions >> Modifier le fournisseur.

• Cochez Produire les feuillets fiscaux.

• Ajoutez un Numéro d’assurance sociale.

• Le relevé sera fait en fonction des montants payés pour l’année avant taxes.

6- Vérifier les rétributions des courtiers ainsi que les courtiers qui s’incorporent durant l’année

Avertissement

Il est de votre responsabilité de bien vérifier les montants de rétribution pour le courtier avant son incorporation et après celle-ci. Idéalement, faire approuver ces montants par le courtier lui-même.

Pour vérifier les montants de rétributions de vos courtiers, vous pouvez sortir une liste complète des rétributions.

• À partir du Menu principal >> Rapports >> Rapports courtiers >> Rapport des rétributions de courtier.

Attention

Les dates dans les captures d’écran ne sont pas les dates de l’année en cours svp mettre les bonne dates. Ex : T4/T4A à remettre avant 28 février 2026, mettre les dates 2025.

• Intervalle de dates : Du: 20XX-01-01 Au: 20XX-12-31.

• Type de rapport : Sommaire.

• Type de revenu : Tous.

• Inclure les courtiers/sous-franchisés inactifs : Tous.

• Transférez tous les Courtiers**/Sous-franchisés** dans la colonne de droite.

• Cliquez sur Traiter.

• Vous pouvez ainsi faire la vérification des courtiers mais surtout des courtiers avec une nouvelle incorporation. Assurez-vous que tous les montants sont exacts.

**7- Vérifier le journal des employés **

• À partir du Menu principal >> Rapports >> Rapports salaires >> Rapports des salaires.

Warning Title

Les dates dans les captures d’écran ne sont pas les dates de l’année en cours svp mettre les bonne dates. Ex : T4/T4A à remettre avant 28 février 2026, mettre les dates 2025.

• De la période : 20XX #1.

• À la période : 20XX # de la dernière période de paie.

• Type : Sommaire.

• Inclure les employés inactifs : À cocher.

• Transférez tous les Employés dans la colonne de droite.

• Cliquez sur Traiter.

• Assurez-vous que tous les soldes des salaires sont exacts. Le solde des salaires est le cumul des cases Temps , Autre et Avantages.

Production des feuillets

Vous aurez besoin de 2 codes pour la transmission :

1. Provincial : Sera fourni dans les explications ci-dessous.
2. Fédéral : Sera fourni dans les explications ci-dessous.

• À partir du Menu principal >> Salaires >> Relevés/Feuillets fiscaux.

• Cliquez sur Actions >> Nouveaux relevés/Feuillets fiscaux.

Attention

Les dates dans les captures d’écran ne sont pas les dates de l’année en cours svp mettre les bonne dates. Ex : T4/T4A à remettre avant 28 février 2026, mettre les dates 2025.

• Année d’imposition : 20XX.

• Cliquez sur Traiter.

• Le tableau est divisé par groupe selon votre compagnie : Courtiers, Agences, Courtiers Incorporés, Employés, Fournisseurs.

Section "Courtiers"

• La colonne Non traités devrait normalement être à zéro.

Avertissement

Si vous avez des montants dans cette colonne, il faudrait en faire l’analyse. Il est possible que ce soit une correction de l’année précédente qui devrait apparaître sur le relevé de 20XX. Si vous devez l’ajouter, il suffit de le cocher.

• La colonne Ajustement sert à modifier un revenu.

Avertissement

Si le revenu est inexact, il est préférable de retourner faire un calcul afin d’avoir les preuves de modification.

Si vous avez un montant en Négatif dans la colonne Total , il faut le décocher.

• La colonne Total reflète le montant du feuillet. Vous pouvez vérifier cette colonne à l’aide du rapport de rétribution que nous avons sorti au début dans la section "6- Vérifier les rétributions des courtiers ainsi que les courtiers qui s’incorporent durant l’année". Si vous avez un montant dans la colonne sans crochet, c’est que le courtier n’a pas de numéro d’assurance sociale alors vous ne pouvez pas continuer.

Section "Incorporations"

• Cette section est rarement utilisée, donc il est normal d’avoir des montants dans la colonne Non traités puisqu’aucun feuillet n’a été produit.

• Si vous désirez produire des feuillets, vous devez cocher la dernière colonne.

Section "Employés" et "Fournisseurs"

• La colonne Non traités devrait normalement être à zéro. Si un montant apparaît dans cette colonne des employés, celui-ci sera automatiquement inclut dans la colonne Total.

• La colonne Total reflète le montant du feuillet. Vous pouvez vérifier cette colonne à l’aide du rapport des salaires que nous avons sorti au début dans la section "7- Vérifier le journal des employés". Si vous avez un montant dans la colonne sans crochet, c’est que l’employé n’a pas de numéro d’assurance sociale alors vous ne pouvez pas continuer.

• Après vérification complète, cliquez sur Traiter.

• Vos feuillets sont maintenant produits.

Transmission des feuillets au gouvernement

1- Enregistrer les fichiers Québec et Canada sur votre ordinateur

ATTENTION

Si vous avez des courtiers ET employés, il y a maintenant 2 fichiers à enregistrer et transmettre pour le Canada. Un fichier pour les employés et un fichier pour les courtiers.

20XX001-T4 = Employés

20XX001-T4A = Courtiers

• Cliquez sur le fichier à droite du drapeau du Québec dans ** Fichiers pour transfert électronique** et le sauvegarder sur votre bureau.

• Cliquez sur les fichiers à droite du drapeau du Canada dans Fichiers pour transfert électronique et les sauvegarder sur votre bureau.

Avertissement

Ne pas renommer les fichiers. Prendre en note les noms des fichiers pour transmettre les bons fichiers et ne pas les inverser.

Exemple :
Les plus courts = Canada
Le plus Long = Québec

2- Transmettre le fichier au Québec

• Cliquez sur Québec dans ** Liens des gouvernements**.

• Si le site ne s’ouvre pas automatiquement, cliquez sur Copier. Ouvrez votre navigateur web et collez l’adresse dans le haut de la page.

NOTE : Ce site est en français seulement.

• Une fois sur le site de Revenu Québec, cliquez sur Commencer dans le bas de la page.

• Entrez les numéros demandés et cliquez sur Suivante.
  • Numéro de préparateur : NP009175
  • Numéro d’identification : 1208547417

Attention

Les dates dans les captures d’écran ne sont pas les dates de l’année en cours svp mettre les bonne dates. Ex : T4/T4A à remettre avant 28 février 2026, mettre les dates 2025.

• Entrez les renseignements sur le fichier et cliquez sur Suivante.
  • Nom du préparateur : Les Solutions eZmax Inc.
  • Nom de la personne-ressource : Nathalie Legault
  • Numéro de téléphone : 514 990-1516 poste 301
  • Type de relevé : Relevé 1
  • Année d’imposition : 20XX
  • Type d’envoi : 1- Fichier Original

• Cliquez surChoisir un fichier/Choose File et sélectionnez votre fichier pour le Québec (le fichier le plus long format 22009175XXX.xml) puis cliquez sur Transmettre.

• Imprimez ou enregistrez la preuve à l’aide de l’imprimante bleu dans le haut de la page.

3- Transmettre les fichier au Canada

ATTENTION

Si vous avez des courtiers ET employés. Vous devez transmettre deux fichiers pour le canada.

• Cliquez sur Canada dans ** Liens des gouvernements**.

• Si le site ne s’ouvre pas automatiquement, cliquez sur Copier. Ouvrez votre navigateur web et collez l’adresse dans le haut de la page.

• Une fois sur le site du Gouvernement du Canada, cliquez sur Français en haut à droite et sur J’accepte dans le bas de la page.

• Entrez les numéros demandés et cliquez sur Se connecter.

ATTENTION

Changement de procédure pour le CANADA. Vous devez absolument entrer les codes qui s’affichent ci-dessous.

• * **Numéro de compte** : 854048634RP0001
  

  • Code d’accès Web : 1E3K97

• Cliquez sur Suivant.

• Cliquez sur Sélectionner le fichier et sélectionnez le premier fichier pour le Canada (Fichier format 20XX001-T4.xml ou 20XX001-T4A.xml) puis cliquez sur Suivant.

Attention

Après avoir cliqué sur Suivant , il y a un petit délai avant la transmission. NE PAS cliquer une deuxième fois sur Suivant.

• La page Vérification du formulaire T619 s’affichera.

• Toutes les informations seront remplies automatiquement. Vous devez inscrire le N uméro de poste : 301.

• Cocher : J’atteste que cette déclaration est complète et exacte.

• Cliquez sur Soumettre

Attention

Les dates dans les captures d’écran ne sont pas les dates de l’année en cours svp mettre les bonne dates. Ex : T4/T4A à remettre avant 28 février 2026, mettre les dates 2025.

• Imprimez ou enregistrez la preuve en cliquant sur Imprimer/Sauvegarder en haut à droite.

Si vous avez deux fichiers pour la Canada.

• Cliquez sur Produire une autre déclaration.

• Cliquez sur Sélectionner le fichier et sélectionnez le premier fichier pour le Canada (Fichier format 20XX001-T4.xml ou 20XX001-T4A.xml) puis cliquez sur Suivant.

Attention

Après avoir cliqué sur Suivant , il y a un petit délai avant la transmission. NE PAS cliquer une deuxième fois sur Suivant.

• Imprimez ou enregistrez la preuve en cliquant sur Imprimer/Sauvegarder en haut à droite.
• Cliquer sur Fermer la session.

4- Envoyer par courriel les codes de confirmation

Faites-nous parvenir par courriel vos codes de confirmation pour le Québec et pour le Canada qui apparaissent sur votre confirmation imprimée.

• Courriel : soutien@ezmax.ca
• Titre du courriel : (Votre code client) – Codes de confirmation des remises de feuillets
• Code Québec :
• Code Canada :

5- Imprimer ou envoyer par courriel les relevés

• Cliquez sur Actions >> Imprimer les relevés provinciaux.

• Re-cliquez sur Actions >> Imprimer les relevés fédéraux.

NOTE : Vous pouvez aussi imprimer le sommaire fédéral mais vous n’avez rien à faire avec le sommaire fédéral puisqu’il est envoyé directement au gouvernement avec vos relevés.

• Pour envoyer les relevés par courriel, sélectionnez tous les courtiers/employés de chaque section. Cliquez sur Envoyer par courriel dans le bas de la page.

Avertissement

Le courriel sera protégé par un mot de passe qui est le NAS de la personne.

• Le courtier peut récupérer ses relevés lui-même dans son profil eZmax. Pour se faire, il doit se rendre dans l’onglet Finance >> Liste des relevés/feuillets fiscaux.

Production du sommaire des relevés 1

Il vous reste maintenant à faire votre sommaire des relevés 1 avant le 28 février 20XX. Vous pouvez vous référer au courriel reçu : Trousse de l'employeur.

• Vous devez sortir toutes vos remises faites au provincial durant l’année.

NOTE : Si vous avez des difficultés avec votre sommaire, vous pouvez vous référer à votre comptable.

• Pour remplir votre sommaire, vous aurez besoin des informations ci-dessous :
  • Salaires
  • Sommaire annuel des retenues à la source
  • 20XX
  • Québec
  • Traiter
  • Menu d'icônes à gauche >> Trois petits points

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