Préparation de paiement par chèque - Immobilier

La préparation de paiement permet de seulement préparer des paiements (sans les produire immédiatement) et de les inscrire dans la page d’accueil ou dans le système afin d’aller les produire par la suite tous en même temps.

• À partir du Menu principal, cliquez sur l’icône Portefeuille ouvert

ou CAP >> Préparations de paiement >> Préparation de paiement - Paiement par chèque >> Actions >> Nouvelle préparation de paiement.

Nous vous recommandons d’utiliser la touche TAB de votre clavier pour vous déplacer d’un champ à l’autre.

• Entrez le nom du Courtier/Sous-franchisé , du Client , du Fournisseur, de l’Agence externe , de l’Em** ployé** ou du Notaire.

NOTE : L’icône Fiche avec un + à droite de chacun de ces champs sert à en ajouter un dans le système. Pour plus d’informations, voir les articles Ajouter un courtier régulier et/ou incorporé, Ajouter/Modifier un client, Ajouter/Modifier un fournisseur, Agences et courtiers externes, Ajouter/Modifier un employé et Ajouter/Modifier un notaire.

NOTE : Les champs Vendeur/Acheteur et Autre déposant sont remplis seulement dans le cas de préparation de paiement en fidéicommis.

• Méthode de paiement : Assurez-vous de sélectionner "Paiement par chèque".

• Cliquez sur le bouton Crochet.

• Vérifiez si la Date de paiement vous convient (la date d’aujourd’hui est automatiquement affichée). La ** Période comptable** sera automatiquement entrée en fonction de la date de paiement entrée.

Avertissement

Veuillez vous assurer que la date entrée est la même que la période comptable sélectionnée.

• Le champ Code de GL sera automatiquement rempli en fonction des préférences configurées dans le profil du courtier/sous-franchisé, du client, du fournisseur, de l’agence externe, de l’employé ou du notaire, mais il peut être modifié manuellement.

• Entrez le Montant désiré et assurez-vous de sélectionner la configuration de taxes appropriée selon votre province dans Taxable.

Appuyez sur la touche Entrée de votre clavier lorsque vous êtes dans le champ Montant pour ajouter automatiquement les taxes et l’achat sur la préparation de paiement.

• Incluses : Cochez cette case si le montant entré inclus les taxes.

• Représentation : Cochez cette case seulement si le paiement comprend des frais de représentation (p. ex. restauration).

• Lorsqu’il s’agit d’un notaire, vous avez aussi les champs Reçu de dépôt de sécurité et Autre Reçu que vous pouvez remplir.

• Cliquez sur l’icône + vert.

NOTE : Lorsqu’il s’agit d’un courtier/sous-franchisé, vous avez aussi l’option de sélectionner les factures de celui-ci à partir de l’icône Fiche bleue (Sélection des factures), ses avances sur rétribution à partir de l’icône Fiche jaune (Sélection des avances sur rétribution) et ses déductions sur rétribution (p. ex. saisie gouvernementale) à partir de l’icône Portefeuille fermé (Sélection des déductions sur rétribution).

NOTE : Lorsqu’il s’agit d’un client, vous avez aussi l’option de sélectionner les factures de ce client à partir de l’icône Fiche bleue (Sélection des factures).

NOTE : Lorsqu’il s’agit d’un fournisseur, vous avez aussi l’option de sélectionner les achats de ce fournisseur à partir de l’icône Fiche rouge (Sélection des achats) et ses avances sur rétribution à partir de l’icône Fiche jaune (Sélection des avances sur rétribution).

NOTE : Lorsqu’il s’agit d’un employé, vous avez aussi l’option de sélectionner les salaires de cet employé à partir de l’icône Fiche pourpre (Sélection des préparations de paie).

• Vous pouvez ajouter un Détail et/ou une Description qui apparaîtra sur le bordereau du chèque.

• Répétez le processus si vous avez plus d’un paiement par chèque à préparer.

• Si le chèque est fait manuellement (à la main), veuillez mettre le numéro de ce chèque dans le champ Numéro de chèque (si manuel).

• Cliquez sur Traiter pour seulement préparer le chèque et l’imprimer plus tard.

NOTE : Si vous cliquez sur Traiter et Imprimer, vous accéderez à la fenêtre pour imprimer le chèque immédiatement.

• Cette dernière préparation de paiement par chèque ainsi que les précédentes, s’il y a lieu, apparaîtront dans la page d’accueil du compte que l’agence a voulu mettre par défaut sous "Chèques en préparation".

• Cliquez sur le nombre à droite ou ;

• À partir du Menu principal >> Comptes à payer >> Préparation de paiement >> Préparation de paiement par chèque.

Onglet "Sélection"

• Automatique : Si vous cochez cette case, vous pourrez sélectionner les cases désirées (courtiers/sous-franchisés, clients, contacts, fournisseurs, agences externes, employés et/ou notaires) pour les payer par chèque.

• Manuelle : Si vous cochez cette case, vous pourrez sélectionner des personnes en particulier (en cliquant sur les onglets appropriés et à partir des listes de courtiers/sous-franchisés, clients, fournisseurs, agences externes et/ou employés) pour les payer par chèque.

• Vous pouvez filtrer les préparations de paiement par Période ou Date et décider d’Inclure les chèques à 0.00$ ou non.

• Cliquez sur Traiter et un tableau avec tous les chèques à imprimer apparaîtra.

• Vous pouvez désélectionner les chèques que vous ne désirez pas imprimer maintenant.

• Lorsqu’il y a plus d’un chèque préparé (plusieurs dates) pour un courtier/sous-franchisé, un client, un fournisseur, une agence externe, un employé ou un notaire, vous avez 2 options pour l’impression :

  • "Groupé" : Sélectionnez cette option si vous voulez imprimer un chèque avec le montant total. Vous pouvez décidez quelle date apparaîtra sur ce chèque.
  • "Individuel" : Sélectionnez cette option si vous voulez imprimer un chèque pour chacun des montants individuels.

• Cliquez sur Traiter.

• Inscrivez le Numéro de départ des chèques.

• Vous pouvez Ajouter un commentaire sur le bordereau de paiement (en dessous du bénéficiaire et/ou dans la section détails).

• Cliquez sur Traiter pour imprimer les chèques.

• Ces paiements par chèque se retrouveront dans la Liste des paiements par chèque.