Configurer un dépôt automatique

Lorsque vous recevez de l’argent d’un notaire et que vous voulez payer vos courtiers, le dépôt automatique sert à encaisser ce montant et à payer les courtiers à même la transaction, sans passer par la caisse enregistreuse (dépôt manuel). Il est possible de configurer un dépôt automatique dans votre système, c’est-à-dire en ajouter un nouveau ou en modifier un qui existe déjà dans votre système.

Il existe 2 types de dépôt automatique :

Groupé : Utilisé lorsque vous avez plusieurs chèques à déposer ensemble. Il apparaît dans la page d’accueil sous "Nombre de dépôts automatiques en attente". Un seul montant apparaîtra sur le relevé de compte bancaire. À la fin de la journée, vous devrez faire un dépôt manuellement.

Individuel : Utilisé lorsque vous voulez déposer un chèque seulement. Le dépôt ne demandera aucune étape manuelle.

Autorisations requises**

Afin de pouvoir configurer un dépôt automatique, l’utilisateur doit avoir les autorisations requises.

• À partir du menu Principal >> Admin. >> Configuration Admin >> Utilisateurs, cliquez sur "Admin" et sélectionnez l’utilisateur désiré.

• Cliquez sur Actions >> Gérer les autorisations.

• Dans l’onglet "Comptes à recevoir", pour Dépôts automatiques , sélectionnez "Toutes".

• Dans l’onglet "Administration", pour Dépôts automatiques , sélectionnez "Toutes".

• Cliquez sur Traiter.

Ajouter un dépôt automatique

• À partir du menu Principal >> CAR >> Configuration CAR >> Dépôts automatiques.

• Cliquez sur Actions >> Nouveau dépôt automatique.

• Actif sera coché lorsque le dépôt automatique est actif. Pour le désactiver, décochez cette case.

• Sélectionnez le Compte bancaire désiré.

• Entrez une Description pour ce dépôt automatique en français ainsi qu’en anglais. Suggestion : Nom du compte bancaire - type de dépôt (individuel ou groupé).

• S’il s’agit d’un Dépôt groupé , cochez cette case et vous n’aurez pas à inscrire un Préfixe.

• S’il s’agit d’un dépôt individuel, inscrivez un Préfixe qui sera placé dans le numéro de dépôt.

• Une Note peut aussi être inscrite.

NOTE : Si vous cliquez sur l’icône Point d’interrogation, vous aurez accès à une légende avec les codes et leurs significations. Vous pouvez donc copier-coller un code dans le champ Préfixe et/ou Note , comme par exemple {AA}, pour que l’année à 2 chiffres apparaissent dans le numéro de dépôt ou dans la note.

• Cliquez sur Traiter et le dépôt automatique sera ajouté dans le système.

Modifier un dépôt automatique

• Pour modifier un dépôt automatique existant, sélectionnez-le à partir de la Liste des dépôts automatiques et cliquez sur Actions >> Modifier le dépôt automatique.

• Effectuez les changements désirés et cliquez sur Traiter pour les enregistrer.